Tutkimusten mukaan työ uuvuttaa monia. Esimerkiksi THL:n toteuttama FinTerveys 2017 -tutkimus osoittaa, että Suomessa naisista joka viides ja miehistä 15 prosenttia oli kokenut merkittävää psyykkistä kuormittuneisuutta.
Jos töissä voi hyvin ja työ on tasapainossa, työ itse asiassa antaa voimavaroja työn ulkopuoliseen elämään. Jos työssä on liian raskasta, alkaa se näkyä nopeasti myös muussa elämässä ja hyvinvoinnissa. Helposti asiaan herätään liian myöhään, vasta, kun työntekijällä alkaa olla jo voimakkaita työuupumuksen oireita. Siksi olisikin hyvä säännöllisesti tarkastella omaa työtilannetta ja omia työntekemisen tapoja.
Monet työssä kuormittavat tekijät liittyvät itse työhön tai organisaatioon, jossa työtä tekee. Työn kuormitukseen vaikuttavat mm. työympäristö, yrityskulttuuri, johtamistapa, työyhteisön toimivuus ja viestintätavat. Tällöin kuormittavista asioista vastuussa on organisaatio ja oikea keskustelukumppani on esimerkiksi oma esimies. Mutta on paljon asioita työhyvinvoinnin saralla, johon voi itse vaikuttaa. Keskitytään siis tässä kirjoituksessa niihin seikkoihin, joita itse voi muuttaa tai tehdä toisin.
Konkreettisesti tapojen muuttaminen on vaikeaa, mutta kun tekee pieniä muutoksia yksi kerrallaan, välillä myös epäonnistuen ja uudelleen alusta aloittaen, niin muutos on mahdollista. Tässä kirjoituksessa esittelen omasta mielestäni (ja tutkimuksiin perustuen) tärkeimpiä vinkkejä oman työhyvinvoinnin parantamiseen.
1. Lopeta multitaskaaminen
Multitaskaaminen ei tehosta työtä, vaan se kuormittaa muistia ja aivoja. Jos tietoa tulee liian paljon, ihminen ei pysty kertaamaan ja työstämään kaikkea tietoa riittävän kauan, jotta se ehtisi tallentua säilömuistiin. Keskity siis yhteen asiaan kerrallaan ja kytke pois ylimääräiset ärsykkeet ja työtä keskeyttävät virikkeet, kuten sähköpostin hälytykset uusista viesteistä.
2. Suunnittele ja priorisoi työtehtäväsi
Monilla työtä olisi enemmän kuin ehtii tehdä. Työaika kuluu helposti tulipalojen sammuttamiseen eikä pitkäjänteiseen suunnitteluun ja työn organisointiin jää aikaa.
Mutta juuri kiireen keskellä olisi erityisen tärkeää istua alas ja miettiä, mikä on tärkeää, mitä tekee ja missä järjestyksessä. Jos kaikki on tärkeää, mikään ei ole tärkeää. Työtehtävien priorisointi on myös työpaikan yhteinen asia. Sitä ei tulisi jättää yksin työntekijän harteille.
Työhyvinvoinnin kannalta oleellinen hallinnan tunne syntyy järjestyksestä, suunnitelmallisuudesta ja ennustettavuudesta.
Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:
kiireelliset ja tärkeät tehtävät -> hoida heti
ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät -> kalenteroi
kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät -> yritä delegoida
ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät -> mieti, voitko jättää tekemättä
3. Kalenteroi työpäiväsi
Usein kalenterit täyttyvät vähän liikaakin erilaisista kokouksista ja tapaamisista. Mikäli kalenteriin ei ole varattu aikaa työn suunnittelulle ja työtehtävien tekemiselle, ei asioiden työstämiselle tai tauoille jää aikaa, ja alkaa helposti multitaskata. Se asia, johon varaa aikaa, etenee todennäköisimmin. Siispä kalenteroi.
4. Keskity yhteen asiaan kerrallaan
Pyri järjestämään työtäsi siten, että voit hoitaa yhden tehtävän kerrallaan ilman ennakoimattomia keskeytyksiä. Yksi toimiva tapa organisoida omaa työtä on esimerkiksi jakaa työpäivä (tai osa työpäivästä) 30 minuutin kokonaisuuksiin, joista 25 minuuttia keskitytään yhteen tehtävään, pidetään 5 minuutin tauko ja sitten keskitytään taas seuraavat 25 minuuttia (tai joku muu itselle sopiva rytmitys työnteon ja taukojen kesken). Tekniikkaa kutsutaan pomodoro-tekniikaksi. Esimerkiksi työterveyslaitoksen sivulta löytyy tätä varten hyvin toimiva fokuskello-laskuri.
5. Tauota työpäiväsi
Sujuvakin työnteko kuormittaa ja sen vastapainoksi tarvitaan mahdollisuuksia palautua, niin työpäivän aikana kuin työn ulkopuolella. Työn lomassa jaksamista ylläpitävät tauot, ja pienetkin hengähdystauot, niin kutsutut mikrotauot palvelevat palautumista. Työpäivän tauottaminen auttaa sekä tehostamaan työntekoa että parantamaan palautumista vapaa-ajalla.
6. Erota työ ja vapaa-aika ja harrasta jotakin
Työn ulkopuolella keinoja työstä palautumiseen on monenlaisia, ja eri ihmisille sopivat erilaiset tavat. Esimerkiksi kavereiden tapaaminen ja ulkoilu rentouttavat useimpia.
7. Tunnista omat rajasi
Jos ihminen ei itse tunnista rajojaan, keho kertoo sen lopulta. Jokaisen olisi tärkeä oppia tuntemaan itsensä niin, että osaa lukea mielen ja kehon lähettämiä viestejä pysähtymisen ja levon tarpeesta.
8. Tee vain riittävän hyvin
Aina ei tarvitse tehdä parasta laatua, joskus -7 riittää. Yritä tunnistaa, mikä on riittävä taso eri tehtävien kohdalla. Tässä voi auttaa myös muiden kanssa keskustelu: se mikä sinusta ei vielä ole riittävän hyvä, voi jollekin toiselle olla ihan tarpeeksi. Sanonnassa ”Better done than perfect” on paljon hyvää.
9. Ole kannustava työkaveri
Turvallinen ilmapiiri työpaikalla liittyy muun muassa luovaan ajatteluun, innovaatioihin, riskien ottamiseen ja organisaatioon sitoutumiseen. Työpaikan ilmapiirillä on paljon vaikutusta kaikkien siellä työskentelevien työhyvinvointiin.
Avoin ja kannustava työympäristö lisää psykologista turvallisuutta, joka puolestaan mahdollistaa organisaation kehittymisen. Hyvä työilmapiiri on kaikkien vastuulla, vaikka erityistä vastuuta psykologisesta turvallisuudesta kantavat esimiehet ja organisaation johto.
10. Puhu työstäsi ja työn haasteista muiden kanssa
Monimutkaisessa ja muuttuvassa työympäristössä työntekijöiden pitää jatkuvasti luoda uutta ja keksiä ratkaisuja. Uudistumisen edellytys on, että työympäristö on turvallinen ja siellä uskaltaa kertoa keskeneräisistä ja vaikeistakin asioista. Usein jo pelkästään se, että saa kertoa mieltä painavan asian toiselle ihmiselle voi helpottaa oloa. Ihminen kykenee ääneen puhumalla käsittelemään ja ratkomaan vaikeitakin ongelmia.
+ 1 Jos tunnet kuormitusta, puhu ajoissa esimiehen ja työterveyden kanssa
Esimiehen tehtävä on huolehtia, että työnteon edellytykset ovat kunnossa. Esimerkiksi jos työtä on liikaa, tulee esimiehen auttaa työntekijää työn priorisoinnissa. Työnantaja on velvollinen huolehtimaan työntekijöiden terveydestä töissä. Työn kuormitustekijät ja työperäinen stressi kuuluvat myös työterveyshuolto- ja työturvallisuuslainsäädännön piiriin.
Työkuormaa voi alkaa käsitellä monin tavoin, yhteinen pohdinta esimiehen kanssa on siinä tärkeää. Myös ulkopuolinen keskusteluapu voi olla tarpeen. Esimerkiksi työpsykologi tai työnohjaaja voi auttaa käsittelemään työn kuormaa, työhön liittyviä tunteita sekä tunnistamaan, mikä työssä on olennaista.
Tässä blogikirjoituksessa on käytetty mm. seuraavia lähteitä:
https://www.ttl.fi/tyopiste/palautuminen-on-koko-tyoyhteison-asia-tehokas-tyopaiva-sisaltaa-taukoja/
Pekka Järvinen: Menestyvän työyhteisön pelisäännöt, 2008
Pekka Järvinen: Onnistu esimiehenä, 2016
Satu Pihlaja: Aikaansaamisen taika. Näin johdat itseäsi, 2018
Raija Salmimies: Onnistu itsesi johtamisessa, 2008
Kuvat: Unsplash
Comments